Contractvorming op basis van productbladen

Inclusief ervaring Bianca Dunemann, gemeente Wijk bij Duurstede

Contractvorming op basis van productbladen

Lees hieronder het artikel of bekijk de pdf inclusief de beelden.

Het is belangrijk dat aannemers weten wat er moet gebeuren. Uit het contractdocument moet direct duidelijk worden hoe de opdrachtgever het eindresultaat voor ogen heeft. Het opstellen van een contractdocument is een vak apart. Wij beheersen de kunst als geen ander. Na jarenlange praktijkervaring met verschillende vormen van contractdocumenten weten we precies wat u nodig heeft.

In dit artikel nemen we u graag mee in de contractvorming door middel van productbladen. De term productbladen zult u waarschijnlijk weleens gehoord hebben. Er is namelijk geen vast format, zoals bijvoorbeeld bij een RAW-bestek.

Wat is contractvorming door middel van productbladen?
Bij contractvorming met productbladen worden voor de ‘producten’ die u wilt aan- of inbesteden bladen gemaakt. Deze bladen kennen een vaste indeling, of het nu gaat om het beheersen van onkruid in plantenvakken of het onderhoud aan een rioolgemaal. Dit zorgt voor een stukje herkenbaarheid bij de gebruikers. De productbladen zijn zo opgezet, dat voor de aannemer of eigen dienst in één oogopslag helder is, wat van hen verwacht wordt.

Uitgangspunt bij het opstellen van productbladen is dat deze de ‘wat-vraag’ beantwoorden en ruimte geven om de ‘hoe-vraag’ naar invulling van de aannemer te laten. Hiermee triggeren we de aannemer om de werkzaamheden zo goed en efficiënt mogelijk uit te voeren. In het productblad worden hiervoor wel kaders gesteld, bijvoorbeeld wel of niet borstelen van onkruiden op bepaalde typen verharding. Van werkzaamheden waarbij op detail wijzigingen per jaar mogelijk zijn, worden procesbeschrijvingen gemaakt. Een goed voorbeeld hiervan is het plaatsen, ledigen en verwijderen van bladkorven.

Productbladen zijn erop gericht om werkzaamheden voor een langere periode te beschrijven. Denk hierbij aan ongeveer vier jaar. Waar mogelijk wordt verwezen naar belendende documenten, bijvoorbeeld de Kwaliteitscatalogus Openbare Ruimte van het CROW, of het Handboek Bomen van het Norminstituut Bomen. Het voordeel van verwijzen, is dat altijd de meest actuele versie geldt voor de werkzaamheden. Hierdoor ontbreekt er nooit belangrijke informatie op de productbladen. Door te verwijzen, sluiten we zoveel mogelijk aan bij landelijk erkende richtlijnen voor werkzaamheden in de openbare ruimte.

CROW Kwaliteitscatalogus 2013 of toch 2018?
Sinds de invoering van de nieuwe CROW Kwaliteitscatalogus Openbare Ruimte (KOR) 2018 zijn al heel wat contractdocumenten opgesteld op basis van deze nieuwe gids. Ons advies is: laat het geldende beleid (beeldkwaliteitplan, groenbeleidplan, etc.) bepalend zijn in de keuze voor de Kwaliteitscatalogus! Op onderdelen zit er namelijk een behoorlijk verschil in prestatie-eisen van de verschillende beeldkwaliteitniveaus. Eén voorbeeld is het beheersen van onkruid rondom obstakels.

Voor- en nadelen van werken met productbladen
Contractvorming door middel van productbladen is een van de vele manieren om als opdrachtgever het beoogde eindresultaat te beschrijven. Afhankelijk van bijvoorbeeld het type werk en de duur van de werkzaamheden, biedt contractvorming op basis van productbladen meerwaarde voor u. Onderstaande ziet u de voor- en nadelen van contractvorming op basis van productbladen op een rij. Omdat contractvorming door middel van een RAW-bestek een veelvoorkomende manier van contractvorming is, hebben we de voor- en nadelen tegenover deze vorm gezet.

Contractvorming o.b.v. productbladen
Voordelen
- Geen basiskennis nodig bij gebruikers
- Veel ruimte voor innovaties en/of creativiteit bij aannemer
- Ideaal contractdocument bij inbestedingen
- Ideaal contractdocument voor werkafspraken met eigen buitendienst
- Lange ‘houdbaarheidsdatum’, met minimale aanpassingen weer up-to-date

Nadeel
- Geen standaard RAW-bepalingen

Contractvorming o.b.v. RAW-bestek
Voordelen
- Uitermate geschikt voor opdrachten waarbij alles vooraf vast staat
- Een RAW-bestek is bij een verminderde samenwerkingsrelatie ook een goed contractdocument
- Standaard RAW-bepalingen

Nadelen
- Beperkte ruimte voor innovaties en/of creativiteit bij aannemer
- Basiskennis RAW noodzakelijk
Zoals bovenstaand aangeeft is het type contractdocument dat u kiest sterk afhankelijk van het type en de duur van het werk dat u wilt beschrijven. Productbladen lenen zich voor alle disciplines binnen het beheer van de openbare ruimte, en zelfs daarbuiten.

Productbladen en beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)?
Bij de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), voorheen Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), kunnen naast prijs andere criteria meegewogen worden. Vanuit inkoop geldt vaak het principe ‘ja, tenzij’, waarbij gemotiveerd moet worden waarom een aanbesteding niet op basis van BPKV verloopt. U zult als organisatie ongetwijfeld een of meerdere aanbestedingen per jaar op basis van BPKV uitvragen. De wet beperkt de aanbestedende dienst niet in het gebruik van het aantal en soort (sub)gunningscriteria. Wel dat deze betrekking moeten hebben op de opdracht en objectief, transparant en proportioneel moet zijn.

Contractvorming middels productbladen leent zich uitstekend voor een aanbesteding op basis van BPKV. Doordat het contractdocument de wat-vraag beantwoordt en zo min mogelijk de hoe-vraag invult, is er veel ruimte voor de aannemer om hier invulling aan te geven. Maar die ruimte is er ook voor u als opdrachtgever. U kunt dusdanige criteria samenstellen, die objectief en passend bij de werkzaamheden zijn. Green Engineers ondersteunt u hierin waar nodig.

Ervaring van onze opdrachtgever
Bianca Dunemann van de gemeente Wijk bij Duurstede is binnen haar gemeente verantwoordelijk voor openbaar groen, begraafplaatsen en speelplaatsen. Sinds drie jaar bevindt de gemeente Wijk bij Duurstede zich in een transitiefase, waarbij de eigen dienst krimpt. Doel is om over te gaan naar een regieorganisatie waarbij de eigen dienst nog slechts uit twee serviceteams bestaat. Een groot deel van het onderhoud gaat daarmee naar de markt. “Daarvoor heb je een degelijk contractdocument nodig, waar geen speld tussen te krijgen is,” vertelt Dunemann. “Dat is elke keer weer een uitdaging. Zelf hebben we niet de expertise om een contractdocument te maken en ingenieursbureaus die dat doen, moet je heel goed voorzien van informatie. Dat verliep in het verleden niet altijd probleemloos. Dan dacht je dat je alles voorzien had, maar ontbrak er uiteindelijk toch iets, of waren er onduidelijkheden.”

Enkele jaren geleden zocht de gemeente naar een nieuw ingenieursbureau. Hierbij was Green Engineers een van de gegadigden. “Bjorn Nijhuis was destijds net begonnen bij Green Engineers. Door zijn gemeentelijke achtergrond had hij direct door wat wij nodig hadden.

De gemeente heeft de vijf  voorgaande jaren ervaring opgedaan met het werken op basis van UAV-GC. Dat is weliswaar ook een sluitend contractdocument, maar veel te uitgebreid voor het uitbesteden van beheer- en onderhoudswerkzaamheden, aldus Bianca. Productbladen geven een beknopte omschrijving van het te leveren resultaat, zonder vooraf voor te schrijven hoe het resultaat behaald moet worden. Het maakt mij ook helemaal niet uit of de aannemer met een maaimachine wil maaien of met een nagelknipper. Als het beschreven resultaat maar geleverd wordt.

Inmiddels zijn bij de gemeente Wijk bij Duurstede drie contractdocumenten op basis van productbladen uitgevoerd. Deze contractvorm met inschrijfleiddraad en vraagspecificatie is ook  geschikt voor integrale onderhoudsbestekken.

Meer weten?
Neem vrijblijvend contact op met Bjorn Nijhuis van Green Engineers, via bjorn@greenengineers.nl of 06 30 21 18 45.