Goed overzicht met een actueel beheersysteem

Weet wat je beheert

Goed overzicht met een actueel beheersysteem

Lees hieronder het artikel of bekijk de pdf inclusief de beelden.

Veel gemeenten worstelen met de vraag: zijn onze beheergegevens nog wel actueel? De gemeentelijke arealen zijn ooit ingevoerd in een beheersysteem en vervolgens zo veel mogelijk actueel gehouden. Toch sluipen er in de loop der jaren altijd onverhoopt fouten en achterstanden in de registraties. Soms zoveel, dat de wettelijk verplichte Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) niet voldoende op orde is. Los van deze verplichting om de BGT actueel te hebben, heeft een incorrecte registratie van de arealen ook gevolgen voor de uitvoering en kosten van beheer en onderhoud. Hoe gaan gemeentes in Nederland om met deze dilemma’s en hoe zorgen zij dat het beheerareaal weer scherp en volgens de meest recente richtlijnen op het netvlies staat?

Allereerst is het belangrijk een onderscheid te maken in twee problemen: enerzijds zorgt het niet inzichtelijk hebben van de juiste beheergegevens van de openbare ruimte voor een incorrecte BGT. Hiermee voldoet een gemeente niet aan de wettelijke normen. Een ander punt is dat een incompleet of incorrect beeld van de gemeentelijke arealen voor een scheef onderhoudsbeleid kan zorgen. Beide gevolgen hebben een andere insteek, maar komen voort uit dezelfde uitdaging: het actueel houden van de gegevens in het beheersysteem.

Organische veranderingen 
De oorzaak van een verouderd beeld van het beheerareaal is zelden een bewuste. Van kleine veranderingen die in de loop der jaren worden doorgevoerd, wordt bijvoorbeeld vergeten ze te verwerken. Ook bij verkoop, aankoop of uitwisseling van grond, wil het vastleggen nog wel eens aan de aandacht ontsnappen. Vooral in kleinere gemeentes die niet beschikken over eigen databeheerders, zien wij dat de verwerking van de gegevens er nog wel eens bij inschiet. De verantwoordelijke beheerder die het beheersysteem bij hoort te werken, mist eenvoudigweg de noodzakelijke focus, tijd of prioriteit om elke aanpassing correct te verwerken. Al met al zorgen deze onverwerkte aanpassingen ervoor dat het beeld van de gemeentelijke arealen steeds verder vertroebelt.

Inventarisatie openbare ruimte 
Waar een vertroebeling van het beeld van de arealen speelt, is een inventarisatie van de openbare ruimte een goede oplossing. Door eenmalig alle beheervakken na te lopen en te vergelijken met het beheersysteem, trek je alle informatie gelijk met de actualiteit. Enerzijds is dit goed voor de BGT, omdat de gegevens in het beheersysteem weer volledig kloppen met de situatie buiten. Op deze manier is het beheerareaal actueel en wordt voldaan aan de wettelijke verplichting van de BGT.

Welke kansen biedt een rondgang? 
Een rondgang langs de beheerarealen is een ingrijpende maatregel, maar biedt ook kansen. Zo biedt een dergelijke rondgang ook de gelegenheid de technische staat van de beheervakken te inventariseren. Daarnaast biedt een rondgang ook de mogelijkheid aanvullende beheerinformatie in het veld te inventariseren. Al deze informatie kan als input dienen voor diverse (integrale) beheer- en beleidsplannen.

Ook kan tegelijkertijd gekeken worden of het beheersysteem voldoet aan de meest recente landelijke richtlijnen zoals de IMBOR en IMGEO. Hoewel deze standaarden niet verplicht zijn, maken ze het eenvoudiger om gegevens uit te wisselen. Kortom, door dit tergelijkertijd met het actualiseren van het beheerareaal op te pakken slaat men met een dergelijke inventarisatie meerdere vliegen in één klap.

Over de IMBOR
Het IMBOR (informatiemodel beheer openbare ruimte) is een informatiemodel dat ervoor zorgt dat in het vakgebied ‘Openbare ruimte’ uniforme begrippen worden gebruikt. Het IMBOR vormt een belangrijke basis voor de opbouw van het beheersysteem, met als doel dat terreinbeheerders dezelfde begrippen en termen gebruiken voor objecten in de openbare ruimte. Dit heeft als voordeel dat integraal werken en het uitwisselen van gegevens met andere terreinbeherende organisaties makkelijker wordt. De IMBOR sluit volledig aan bij de BGT en IMGeo.

Voorbeeld uit de praktijk
Een voorbeeld uit de praktijk is de gemeente Doesburg. Deze Gelderse gemeente van ongeveer elfduizend inwoners liep wat achter in de BGT en vond in de kaarten duidelijke aanwijzingen dat er in de loop van de jaren fouten in de systemen waren geslopen. Omdat de gemeente het belang van een actueel overzicht inzag, vroegen zij ons een rondgang door Doesburg te doen en de actuele staat van de openbare ruimte te inventariseren en vast te leggen.

De volledige gemeente werd hiervoor onder de loep genomen, waarbij diverse correcties werden doorgevoerd op gebied van openbaar groen en verharding. Denk hierbij aan correcties waarbij een aangelegde parkeerhaven nog aangeduid stond als gazon. Ook enkele dubbelingen in het systeem werden ontdekt en eruit gefilterd, waardoor uiteindelijk een schoon en actueel bestand ontstond, waarmee de gemeente de komende jaren verder kan werken. Bij het actualiseren van het beheersysteem is tevens gekeken of de gebruikte opbouw en terminologie overeenkomen met de richtlijnen uit het IMBOR. Hiermee sloegen we meerdere vliegen in één klap.

Met de inspectie van de openbare ruimte werd ook een nieuwe eigendomskaart ge mplementeerd. Hierdoor kreeg de gemeente Doesburg weer beter zicht op de actuele beheerarealen. Uit deze inventarisatie kwam bijvoorbeeld naar voren dat bepaalde stukken grond nog waren opgenomen in de aanbestedingen voor beheer en onderhoud, terwijl deze grond was verkocht.

Naar aanleiding van de inventarisatie en doorgevoerde correcties, werd een herziening van de arealen in het onderhoudsplan gemaakt. Dit zorgde in dit specifieke voorbeeld voor een verschuiving in beheertypes. De update van beheerarealen in het bestek zorgde uiteindelijk zelfs voor een forse kostenbesparing.

Doelen en motivatie
Een kostenbesparing is uiteraard een prachtig resultaat van een inventarisatie van de openbare ruimte. Toch willen we hierin ook realistisch zijn. In dit specifieke geval ging het om een kostenbesparing, maar in andere gevallen kan het ook de andere kant uitslaan. Besparen moet daarom nooit het uitgangspunt van dergelijke projecten zijn.

Wat ons betreft zit de motivatie meer in een effectief en efficiënt beheer van de openbare ruimte. Zie het als de kok die enkel goed kan koken wanneer hij over de juiste ingrediënten beschikt. Wanneer de informatie over de arealen niet actueel of zelfs onjuist is, is het onmogelijk om goede beheer- en onderhoudsplannen te schrijven. Nog los van de wettelijke verplichting om de BGT op orde te hebben, ligt het doel van een inventarisatie van de openbare ruimte dan ook in een goede basis voor goed beheer.

Meer weten?
Neem vrijblijvend contact op met Bjorn Nijhuis van Green Engineers, via bjorn@greenengineers.nl of 06 30 21 18 45.